ビジネスパーソンなら、日々タスクリストと格闘していることでしょう。

手帳だったり、メモ帳だったり、エバーノートだったり、形はちがっても日々やるべきことをタスクリストとしてまとめていることと思います。

タスクリストを使いこなしていますか？

実はちょっとしたコツがあります。

まずはタスクリストを見直してみる

あなたのタスクリストはどんな形ですか？

『手帳のスケジュール欄に今日の予定として書き込んでいるだけ』

だとしたら、それはタスクリストとはいえません。

スケジュールはその日の予定なので、タスクとしてするべきこととは別の事柄です。

14:00　クライアントと打ち合わせ

これは予定です。

タスクリストとは

• クライアント打ち合わせ資料を12:00まで確認

• 打ち合わせ場所をスマホに登録

• 打ち合わせ場所までの移動手段を確保

など簡潔に具体的に書き出して、1日の指針とするものです。

今日やるべきことが一覧で目にすることができ、モチベーションの維持にもつながります。

細分化することにより、おおよその作業時間も把握できて余裕をもって進められます。

タスクリストとはやるべきことを具体的に優先順位をつけたもの

絶対にやらなければならないことを箇条書きで優先すべき順に書き出します。

なので必然的に簡潔で具体的になります。

• ちらかったデスク周りを片付ける

では大まかすぎます。

• 不必要な書類をまとめる
• 必要書類は分類してファイルボックスに入れる
• ファイルボックスに索引をつける
• ・・・

として、順番に進めるイメージでかきだします。

紙でもデジタルでも手帳でもかまいませんが、手元においてすぐに見えることも重要ですね。

ルーチンワークを前にリストの最初に書く

タスクリストを書いただけでは仕事は進みません。

いきなり大きな時間のかかる作業を先にやるよりは、決まりきった仕事を先にかたづけてしまうイメージでリストをつくります。

ルーチンワークは割りとすぐに達成できるので、小さな達成感を朝のうちから積み上げることができます。

1日のはじめに大きな仕事をもってくるよりは、軽い仕事からはじめて徐々にペースをつかむこともモチベーションアップにつながります。

ひとつのタスクが終わったら消す

タスクリスト自体はストーリもなく、たんたんとアクションを書き出しているだけなので単調な消化作業になやすいです。

だからこそ、『消すこと」に意味をもたせるようにしたいものです。

1日のゴールに向かって敵を倒していくようなイメージです。

タスクリストを自己高揚のためのツールにしましょう。

赤のサインペンで消してもいいですし、大きくバッテンをつけてもいいです。

これだけでも次のタスクのやる気が違ってきますよ。

タスクが残ったら次の日に繰り越す

当たり前ですが、タスクリストどおりに進まずに残ってしまうことがあります。

残ったタスクは明日のリストに繰り越します。

その日に残ったタスクはその日のうちに、明日のリストに書き込みましょう。

ついでに、明日のタスクをできるだけ書き出してしまいます。

朝出社して「今日は何やろう」と考えてから仕事を始める人と、朝一番からタスクリストに取り掛かる人では、仕事の効率はあきらかに違いがでてきます。